Excel
Tema 1. Introducción
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones
con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples
sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios.
Iniciar Excel 2007
Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior
izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se
despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece
otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el
puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic
sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.
Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la
parte superior derecha de la ventana de Excel.
También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta
combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.
Hacer clic sobre el menú Botón Office y elegir la opción Salir.
La pantalla inicial
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus
componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes
elementos. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir
exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir
qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más
adelante.
Las Barras
La barra de título
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese
momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional
Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el
extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar y
cerrar .
La barra de acceso rápido
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel
como Guardar , Deshacer o Rehacer .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para
ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar
Banda de opciones de acceso rápido.
La Banda de Opciones
La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en
pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones
relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear
en Excel.
En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás
porque tienen un color atenuado.
Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en
que te encuentres cuando trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar
solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta
forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones
indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa
opción sin la necesidad del ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran
semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para
ocupar menos espacio.
De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán
ocultas. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a
hacer clic en cualquier pestaña.
El Botón Office
Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior
izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las
acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar,
Imprimir o crear uno Nuevo.
La barra de fórmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos
situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra
variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.
La barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
Las barras de desplazamiento
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla,
simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic
en los triángulos.
La Ayuda
Un método consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el
interrogante:
Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la
ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.
Tema 2. Empezando a trabajar con Excel
Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles
en Excel, así como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un
libro de trabajo para la creación de hojas de cálculo.
Algunos conceptos básicos de Excel como puede ser Libro de trabajo, Hoja de
cálculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna.
Movimiento rápido en la hoja
Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder
desplazarse a través de la hoja son:
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna
activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna
activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA
Movimiento rápido en el libro
Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto
aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse.
Veamos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro
de trabajo.
Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.
Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja
activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.
Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer
uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:
Para visualizar a partir de la Hoja1.
Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando. Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Para visualizar las últimas hojas.
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic
sobre la etiqueta de ésta.
También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar
desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:
MOVIMIENTO TECLADO
Hoja Siguiente CTRL+AVPAG
Hoja Anterior CTRL+REPAG
Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o
fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los
datos que desees introducir.
Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como
puedes observar en el dibujo siguiente:
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de estos métodos
que te explicamos a continuación: TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y
además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si
pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer
clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa
seguirá siendo la misma.
Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro
dándonos información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente
para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no.
Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro
en la celda, comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el
error.
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté
escribiendo o más tarde, después de la introducción.
Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se
puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el
carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una
posición.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar,
Seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos la Barra de
Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas
haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.
En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la
misma, ahora es cuando podemos modificar la información.
Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el
botón Aceptar.
Tipos de datos
En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir
son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente
en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes,
referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica
básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con
los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula
se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,
operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe
empezar siempre por el signo =.
Errores en los datos
Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca
un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá el aspecto
que ves a la derecha:
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con
un símbolo en la esquina superior izquierda tal como esto: .
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá
saber más sobre el error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará
un cuadro u otro, siendo el más
frecuente el que aparece a continuación:
Este cuadro nos dice que la fórmula es
incoherente y nos deja elegir entre
diferentes opciones. Posiblemente el
error sea simplemente que la fórmula de
la celda no tiene el mismo aspecto que
todas las demás fórmulas adyacente (por
ejemplo, ésta sea una resta y todas las
demás sumas).
Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o
no podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.
Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que
desaparezca el símbolo de la esquina de la celda. Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la
celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo
de error. Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se
utiliza una fecha o una hora negativa.
#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando
incorrecto, como puede ser sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o
función.
#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se
intersectan.
También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además
un símbolo en la esquina superior izquierda tal como: . Este
símbolo se utilizará como hemos visto antes.
Tema 3. Operaciones con archivos.
amos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar,
guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de
trabajar con libros de trabajo de Excel.
Guardar un libro de trabajo
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo
en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación
posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco,
esta operación se denomina Guardar. También cuando tengamos un libro ya
guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos
guardar el libro antes de cerrar. Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos.
Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre:
Haz clic el Botón Office y elige la opción Guardar
como...
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro
Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle
una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos
trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las
modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrás
que seguir estos pasos:
1. E
n el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para
seleccionar la unidad donde vas a grabar tu trabajo.
2.
Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas
de la unidad seleccionada.
3. H
az doble clic sobre la carpeta donde guardarás el archivo.
4. E
n el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle
a tu archivo.
5. y
por último haz clic sobre el botón Guardar.
Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía
antes de la modificación. Para ello:
Selecciona la opción Guardar del Botón Office.
O bien, haz clic sobre el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido,
se guardará con el mismo nombre que tenía. También puedes utilizar la
combinación de teclas Ctrl + G.
Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que nos
permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.
Cerrar un libro de trabajo
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él
para no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un
documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un
documento de varias formas.
Una de ellas consiste en utilizar el Botón Office
Selecciona el Botón Office y elige la opción Cerrar.
En caso de detectar un
archivo al cual se le ha
realizado una modificación
no almacenada, Excel nos
avisará de ello
mostrándonos el siguiente cuadro de diálogo:
Haz clic sobre el botón:
Cancelar para no cerrar el documento.
No para salir del documento sin almacenar las modificaciones
realizada desde la última vez que guardamos.
Sí para almacenar el documento antes de salir de él.
En este último caso, si el archivo no tuviese aún ningún nombre, aparecerá el
cuadro de diálogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso
contrario, se almacenará con el nombre que tenía.
Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú,
cuidado no el de la barra de título que cerraría el programa Excel.
Empezar un nuevo libro de trabajo
Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío,
pero supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operación se
denomina Nuevo. Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:
Selecciona el Botón Office y elige la opción Nuevo.
O bien utilizar la combinación de teclas CTRL+U.
En el cuadro que aparecerá deberas seleccionar Libro en blanco y hacer clic
en Aceptar .
Abrir un libro de trabajo ya existente
Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se
denomina Abrir.
Para abrir un archivo ya existente selecciona la opción Abrir del Botón Office.
Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:
Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en. Se desplegará una
lista con las unidades disponibles del ordenador.
Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre ésta. En el recuadro inferior,
aparecerán las distintas carpetas de la unidad elegida.
Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar.
Al abrir una carpeta, ésta se sitúa en el recuadro superior Buscar en, y ahora en
el recuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta.
Haz clic sobre el archivo deseado. y después sobre el botón Abrir.
Otra forma disponible también para abrir un documento, consiste en
utilizar una lista de documentos abiertos anteriormente.
Selecciona el menú Botón Office.
A la derecha de la ventana del menú, Excel presenta una lista con los últimos
documentos abiertos.
Haz clic sobre el documento deseado. El primer documento de la lista es el
último que se abrió. Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista
de Documentos recientes haz clic sobre el icono que se encuentra a su
derecha que lo fijará en la lista hasta que lo vuelvas a desactivar.
Tema 4. Fórmulas y Funciones
Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su
comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino
una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Este tema es fundamental para la
buena utilización de Excel.
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007
para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así
como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no
conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.
Introducir Fórmulas y Funciones
Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que
opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá
directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la
contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No
dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o
funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus
argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica
todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería
equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C
5+C6+C7+C8 Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer
funciones anidadas dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo
que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas,
financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y
referencia y de información.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual
introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.
Insertar función con el asistente
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si
conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para
utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una función en una celda:
Situarse en la celda donde queremos introducir la función.
Hacer clic en la pestaña Fórmulas.
Elegir la opción Insertar función.
O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:
Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una
breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función:
y a continuación hacer clic sobre el botón , de esta forma no es
necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos
mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen
que ver con la descripción escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar
previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:,
esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría
elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría
podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que
deseamos haciendo clic sobre ésta.
Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos
aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También
disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una
descripción más completa de dicha función.
A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo
Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro
caso se eligió la función SUMA ().
En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que
generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic
sobre le botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda
la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda
deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic
con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el
botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para
volver al cuadro de diálogo.
En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento.
Sólo en caso de que existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y
así sucesivamente.
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón
Aceptar.
Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función,
Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en
el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e
insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente
cambiando a =SUMA(A1:A5). En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón Autosuma
que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.
Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha
de la derecha del botón.
Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de
la derecha:
Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma,
como puede ser Promedio (calcula la media aritmética),
Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o
Mín (obtiene el valor mínimo). Ademas de poder accesar
al diálogo de funciones a través de Más Funciones...
Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones
Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por
ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será
primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el
resultado de las expresiones.
Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que
obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma
obteniendo así 5 como resultado.
Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones
Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra
función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en
una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de
la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el
resultado de la suma y la celda B3.
Funciones de fecha y hora
De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado veremos las funciones
dedicadas al tratamiento de fechas y horas.
Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.
En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que
nos devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie
al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha
introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a
partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie
como argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una
celda que contenga una fecha.
Función Descripción
AHORA()
Devuelve la fecha y la hora
actual
AÑO(núm_de_serie)
Devuelve el año en formato
año
DIA(núm_de_serie) Devuelve el día del mes
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método)
Calcula el número de días
entre las dos fechas
DIASEM(núm_de_serie;tipo) Devuelve un número del 1 al 7
FECHA(año;mes;día)
Devuelve la fecha en formato
fecha
FECHANUMERO(texto_de_fecha)
Devuelve la fecha en formato
de fecha
HORA(núm_de_serie)
Devuelve la hora como un
número del 0 al 23
HORANUMERO(texto_de_fecha)
Convierte una hora de texto
en un número
HOY() Devuelve la fecha actual
MES(núm_de_serie)
Devuelve el número del mes
en el rango del 1 (enero) al 12 (diciembre)
MINUTO(núm_de_serie)
Devuelve el minuto en el
rango de 0 a 59
NSHORA(hora;minuto;segundo)
Convierte horas, minutos y
segundos dados como
números
SEGUNDO(núm_de_serie)
Devuelve el segundo en el
rango de 0 a 59
Funciones de texto
Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los
números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la
manipulación de texto. Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por
Excel.
Función Descripción
CARACTER(número)
Devuelve el carácter
específicado por el número
CODIGO(texto)
Devuelve el código ASCII del
primer caracter del texto
CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)
Devuelve una cadena de
caracteres con la unión
DECIMAL(número;decimales;no_separar_millar
es)
Redondea un número pasado
como parámetro
DERECHA(texto;núm_de_caracteres)
Devuelve el número de
caracteres especificados
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;
núm_inicial)
Devuelve la posición inicial del
texto buscado
ESPACIOS(texto)
Devuelve el mismo texto pero
sin espacios
EXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres)
Devuelve los caracteres
indicados de una cadena
HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_
inicial)
Encuentra una cadena dentro
de un texto
IGUAL(texto1;texto2)
Devuelve un valor lógico
(verdadero/falso)
IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres)
Devuelve el número de
caracteres especificados LARGO(texto) Devuelve la longitud del texto
LIMPIAR(texto)
Limpia el texto de caracteres
no imprimibles
MAYUSC(texto) Convierte a mayúsculas
MINUSC(texto) Convierte a minúsculas
MONEDA(número;núm_de_decimales) Convierte a moneda
NOMPROPIO(texto)
Convierte a mayúscula la
primera letra del texto
REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;núm_
de_caracteres;texto_nuevo)
Reemplaza parte de una
cadena de texto por otra
REPETIR(texto;núm_de_veces) Repite el texto
SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;nú
m_de_ocurrencia)
Reemplaza el texto con texto
nuevo
T(valor)
Comprueba que el valor es
texto
TEXTO(valor;formato) Convierte un valor a texto
TEXTOBAHT(número)
Convierte un número a texto
tailandés (Baht)
VALOR(texto) Convierte un texto a número
Funciones de búsqueda
En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar
con las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones
específicas para realizar búsquedas de datos.
Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna
información de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo
desconocemos, realizamos una búsqueda de una propiedad o algo similar que
conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una
persona, describimos su aspecto físico, si buscamos el nº de teléfono de un
restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el nombre del restaurante.
Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso
buscamos por otros datos que sí conocemos.
Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar búsquedas:
Función Descripción
AREAS(ref)
Devuelve el número de rangos de
celdas contiguas
BUSCAR(...)
Busca valores de un rango de una
columna o una fila
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_e
n;indicador_filas;ordenado)
Busca en la primera fila de la tabla
o matriz de valores
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_e
n;indicador_columnas;ordenado)
Busca un valor en la primera
columna de la izquierda
COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_
en;tipo_de_coincidencia)
Devuelve la posición relativa de un
elemento
COLUMNA(ref)
Devuelve el número de columna de
una referencia
COLUMNAS(matriz)
Devuelve el número de columnas
que componen la matriz
DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho) Devuelve una referencia a un rango
DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja)
Crea una referencia de celda en
forma de texto
ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...)
Elige un valor o una accion de una
lista de valores
FILA(ref) Devuelve el número de fila
FILAS(matriz) Devuelve el número de filas
HIPERvínculo(ubicación_del_vínculo;nomb
re_descriptivo)
Crea un acceso directo a un
documento
IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos
;tablas_dinámicas;campo1;elemento1;ca
mpo2;elemento2...)
Extrae datos almacenados en una tabla dinámica
INDICE(matriz;num_fila;num_columna)
Devuelve el valor de una celda en
la intersección de una fila y una
columna
INDIRECTO(ref;a1)
Devuelve una referencia
especificada
TRANSPONER(matriz)
Intercambia las filas por las
columnas en una matriz
Otras funciones.
Además de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de
funciones de diferentes categorías que nos pueden ser de gran utilidad.
En este tema veremos algunas de ellas clasificándolas por categorías.
Función Descripción
Funciones matemáticas y trigonométricas
ABS(número)
Devuelve el valor
absoluto de un número
ALEATORIO()
Devuelve un número
entre 0 y 1
COMBINAT(número;tamaño)
Devuelve el número de
combinaciones para un
número determinado
de elementos
COS(número)
Devuelve el coseno de
un ángulo
ENTERO(número)
Redondea un número
hasta el entero inferior
más próximo
EXP(número)
Realiza el cálculo de
elevar "e" a la potencia
de un número
determinado
FACT(número)
Devuelve el factorial de
un número
NUMERO.ROMANO(número,forma)
Devuelve el número
pasado en formato
decimal a número
Romano
PI()
Devuelve el valor de la
constante pi
POTENCIA(número;potencia)
Realiza el cálculo de
elevar un número a la
potencia indicada
PRODUCTO(número1;número2;...) Devuelve el resultado de realizar el producto
de todos los números
pasados como
argumentos
RAIZ(número)
Devuelve la raiz
cuadrada del número
indicado
RESIDUO(número;núm_divisor)
Devuelve el resto de la
división
Funciones estadísticas
MEDIA.ARMO(número1;número2;...)
Devuelve la media
armónica de un
conjunto de números
positivos
MAX(número1;número2;...)
Devuelve el valor
máximo de la lista de
valores
MIN(número1;número2;...)
Devuelve el valor
mínimo de la lista de
valores
MEDIANA(número1;número2;...)
Devuelve la mediana de
la lista de valores
MODA(número1;número2;...)
Devuelve el valor que
más se repite en la lista
de valores
PROMEDIO(número1;número2;...)
Devuelve la media
aritmética de la lista de
valores
VAR(número1;número2;...)
Devuelve la varianza de
una lista de valores
K.ESIMO.MAYOR(matriz;k)
Devuelve el valor k-
ésimo mayor de un
conjunto de datos
K.ESIMO.MENOR(matriz;k)
Devuelve el valor k-
ésimo menor de un
conjunto de datos
Funciones lógicas
FALSO()
Devuelve el valor lógico
Falso VERDADERO
Devuelve el valor lógico
Verdadero
SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Devuelve un valor u
otro, según se cumpla o
no una condición
NO(valor_lógico)
Invierte el valor lógico
proporcionado
Y(valor_logico1;valor_logico2;...)
Comprueba si todos los
valores son verdaderos
O(valor_logico1;valor_logico2;...)
Comprueba si algún
valor lógico es
verdadero y devuelve
VERDADERO
Funciones de información
ESBLANCO(valor)
Comprueba si se refiere
a una celda vacía
ESERR(valor)
Comprueba si un valor
es un error
ESLOGICO(valor)
Comprueba si un valor
es lógico
ESNOTEXTO(valor)
Comprueba si un valor
no es de tipo texto
ESTEXTO(valor)
Comprueba si un valor
es de tipo texto
ESNUMERO(valor)
Comprueba si un valor
es de tipo numérico
TIPO(valor)
Devuelve un número
que representa el tipo
de datos del valor
Tema 5. Manipulando celdas
Vamos a ver los diferentes métodos de selección de celdas para poder
modificar el aspecto de éstas, así como diferenciar entre cada uno de los
métodos y saber elegir el más adecuado según la operación a realizar.
Selección de celdas
Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con
Excel 2007, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos
que se realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos
de selección más utilizados.
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del
puntero del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar
otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas
consiste en una cruz gruesa blanca, tal como: .
Selección de una celda
Para seleccionar una única celda sólo tienes que hacer clic sobre la celda a
seleccionar con el botón izquierdo del ratón.
Selección de un rango de celdas
Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el
botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y
mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta
la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás como las celdas
seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.
Selección de una columna
Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo
superior de la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste.
Selección de una fila Para seleccionar una fila hay
que situar el cursor sobre el
identificativo izquierdo de
la fila a seleccionar y hacer
clic sobre éste.
Selección de una hoja entera
Situarse sobre el botón superior izquierdo de la
hoja situado entre el indicativo de la columna A y el
de la fila 1 y hacer clic sobre éste.
Si realizamos una operación de hojas como
eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta
seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja
basta para tenerla seleccionada.
Añadir a una selección
Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos
seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva selección
manteniendo pulsada la tecla CTRL.
Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo
podemos seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la selección haciendo clic
sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL.
Ampliar o reducir una selección
Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la
selección sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo
pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que termine la selección.
Copiar celdas utilizando el Portapapeles
La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición.
Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y
Pegar. La operación de Copiar duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles
de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos
encontramos situados.
Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos que realizar hacerlo en dos
tiempos:
En un primer tiempo copiamos al portapapeles las
celdas a copiar:
Seleccionar las celdas a copiar.
Seleccionar la pestaña Inicio.
Hacer clic en el botón Copiar.
O bien, utilizar la combinación de teclado CTRL + C.
Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas
indicándote la información situada en el portapapeles.
En un segundo tiempo las trasladamos del
portapapeles a la hoja:
Seleccionar las celdas sobre las que quieres copiar las
primeras.
Seleccionar la pestaña Inicio.
Haz clic en el botón Pegar.
O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + V.
Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el
contenido de éstas últimas.
Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla ESC del
teclado, mientras tengas la línea de marca puedes volver a pegar el rango en
otras celdas sin necesidad de volver a copiar. Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24
objetos almacenados en él con sucesivas copias.
Puedes acceder al Portapapeles haciendo clic en
la pequeña flecha que aparece en la parte
superior derecha de la sección Portapapeles de la
pestaña Inicio.
Esta barra tiene el aspecto de la figura de la
derecha.
En nuestro caso puedes observar que hay 3
elementos que se pueden pegar.
Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto
a pegar.
Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botón .
Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botón
.
Si no nos interesa ver la Barra del Portapapeles, hacer clic sobre su botón cerrar
del panel.
Podemos también elegir si queremos que aparezca automáticamente esta barra
o no a la hora de copiar algún elemento. Para ello:
Hacer clic sobre el
botón .
Seleccionar la opción
Mostrar
automáticamente el
Portapapeles de
Office, para activar en
caso de querer
visualizarla automáticamente, o para desactivarla en caso contrario.
Al desplegar el botón de opciones también podemos activar algunas de las
siguientes opciones descritas a continuación: Si activamos la opción Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office copiará
el contenido del portapapeles sin mostrarlo.
Si activamos la opción Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra
de tareas aparecerá en la barra de tareas del sistema (junto al reloj del sistema)
el icono del portapapeles .
Si activamos la opción Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar
mostrará en la parte inferior derecha de la ventana un mensaje informándote
del número de elementos copiados
Copiar celdas utilizando el ratón
Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin
utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a copiar.
Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL.
Observa como el puntero del ratón se transforma en .
Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo
pulsado, arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el
rango en caso de soltar el botón del ratón.
Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.
Soltar la tecla CTRL.
Copiar en celdas adyacentes
Vamos a explicarte un método muy rápido para copiar en celdas adyacentes.
Dicho método utiliza el autorrelleno, a continuación te explicamos cómo
utilizarlo y qué pasa cuando las celdas que copiamos contienen fórmulas.
Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última sea
adyacente a la selección a copiar, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a copiar.
Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un
cuadrado negro, es el controlador de relleno.
Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se convertirá
en una cruz negra.
Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo
hasta donde quieres copiar el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango.
Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.
Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior derecha
de las celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno .
Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:
Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo entrando por
el menú Herramientas, Opciones..., en la ficha Modificar activar la casilla
Permitir arrastrar y colocar.
Cuando copiamos celdas con fórmulas que contienen referencias a otras
celdas, como por ejemplo =A2+3, la fórmula variará, dependiendo de donde
vayamos a copiar la fórmula, esto es porque las referencias contenidas en la
fórmula son lo que denominamos REFERENCIAS RELATIVAS son relativas a la
celda que las contiene. Así si en la celda B3 tenemos la fórmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda
B4 , esta última contendrá la fórmula =A3+3. A veces puede resultar incómodo
la actualización anterior a la hora de trabajar y por ello Excel 2007 dispone de
otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.
Para indicar una referencia absoluta en una fórmula tendremos que poner el
signo $ delante del nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo
=$A$2, y así aunque copiemos la celda a otra, nunca variará la referencia.
Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de
la fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2
o =A$2.
Pegado Especial
En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin
llevarnos la fórmula, o copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la
celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la
proporciona el Pegado especial.
Para utilizar esta posibilidad:
Seleccionar las celdas a copiar.
Hacer clic en el botón Copiar de la pestaña Inicio.
O bien, utilizar la combinación de teclado CTRL + C.
Observa como aparece una línea de marca
alrededor de las celdas copiadas indicándonos la
información situada en el portapapeles.
Seleccionar las celdas donde quieres copiarlas.
Haz clic en la flecha del botón Pegar que se
encuentra en la pestaña Inicio y selecciona Pegado
especial.
Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial en
el que tendrás que activar las opciones que se
adapten al pegado que quieras realizar: Todo: Para copiar
tanto la fórmula como
el formato de la celda.
Fórmulas: Para copiar
únicamente la fórmula
de la celda pero no el
formato de ésta.
Valores: Para copiar el
resultado de una
celda pero no la
fórmula, como
tampoco el formato.
Formatos: Para copiar
únicamente el
formato de la celda pero no el contenido.
Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en
este curso).
Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no
estudiado en este curso).
Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos
excepto bordes.
Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.
Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y todas
los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.
Formato de números y valores: Para copiar únicamente
los valores y todas los opciones de formato de números
de las celdas seleccionadas.
Como hemos visto, al hacer clic sobre la flecha del
botón aparece una lista desplegable en la que, a parte
de la opción Pegado especial, aparecen las opciones
más importantes de las vistas anteriormente.
Sólo tendremos que elegir el tipo de pegado. Mover celdas utilizando el Portapapeles
La operación de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posición.
Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones Cortar y
Pegar. La operación de Cortar desplazará las celdas seleccionadas al
portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a
donde nos encontramos situados.
Para mover unas celdas a otra posición, sigue los
siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a mover.
Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic en el botón Cortar.
O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + X.
Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas cortadas
indicándonos la información situada en el portapapeles.
A continuación seleccionar las celdas donde quieres que se sitúen las celdas
cortadas (no hace falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a
pegar, ya que si se selecciona una única celda, Excel extiende el área de
pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área cortada. La celda
seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada).
Seleccionar la pestaña Inicio y haz clic en el botón Pegar.
O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + V.
Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el
contenido de éstas últimas, no podemos utilizar el pegado especial visto en el
tema anterior.
Mover celdas utilizando el ratón
Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma
hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a mover. Situarse sobre un borde de la selección.
El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la
izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: .
Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde
quieres mover el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango
en caso de soltar el botón del ratón.
Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar las
celdas.
Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los
siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a mover.
Situarse sobre un borde de la selección.
El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la
izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: .
Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, después pasar el
puntero del ratón sobre la pestaña de la hoja a la cual quieras mover el rango
de celdas que hayas seleccionado, verás que esta hoja pasa a ser la hoja
activa.
Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.
Después, soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde
quieres dejar las celdas.
Veremos cómo diferenciar entre los objetos a borrar de una celda como
puede ser el formato (todo lo referente al aspecto de la celda, como puede
ser el color el tipo de letra, la alineación del texto, etc) o el contenido de
éstas y utilizar el menú para realizar el borrado deseado.
Borrar celdas
Puede que alguna vez introduzcas información en una celda y a continuación
decidas borrarla.
Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a
continuación...
Ir a la pestaña Inicio.
Escoger la opción Borrar, entonces aparecerá
otro submenú.
Seleccionar una de las opciones disponibles
entre:
Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los
comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de
la columna y la altura de la fila.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €,
borramos la celda con la opción Todo. Si ahora introducimos el valor 23000
aparecerá tal como lo acabamos de escribir sin formato.
Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a
asumir el formato Estándar, pero no borra su contenido y sus comentarios.
Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones disponibles
en el cuadro de diálogo Formato Celdas estudiadas en el tema
correspondiente.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €,
borramos la celda con la opción Formato. Ahora en la celda aparecerá 12000
ya que únicamente hemos borrado el formato o aspecto de ésta, no el
contenido.
Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o
no fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €,
borramos la celda con la opción Contenido. Si ahora introducimos el valor
23000 aparecerá con el formato anterior, es decir 23.000 €. Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las
celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. El estudio de
los comentarios no es objeto de este curso.
Otra forma de eliminar el contenido de una celda:
Seleccionar la celda a borrar.
Pulsar la tecla SUPR
Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la celda.
Tema 6. Formato de celdas
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle
una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información
más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la
información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y
eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y
nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde
las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.
A continuación veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2007
respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo
manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes,
sombreados y forma de visualizar números en la celda.
Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo
cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos
utilizar los cuadros de diálogo o la banda de opciones, a continuación te
describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero deberás
previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el
aspecto:
Utilizando los cuadros de diálogo:
En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se
encuentra al pie de la sección Fuente.
Del cuadro de diálogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la
pestaña Fuente, aparecerá la ficha de la derecha.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón
Aceptar.
Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista
previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.
Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que
queremos.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.
Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de
letra.
Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos
indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que además es una fuente escalable
(podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de
tamaños disponibles).
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son
disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva,
Negrita, Negrita Cursiva.
Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u
otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados
en el recuadro.
Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la
flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un
tipo de subrayado.
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la
flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra.
Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y
Subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de
verificación que se encuentra a la izquierda.
Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de
fuente que Excel 2007 tiene por defecto.
En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten
modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida,
como:
En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda
en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la
flecha de la derecha para elegir otro tipo.
Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de nuestra
celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien
escribirlo directamente en el recuadro.
Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre
éste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.
Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo
utilizamos para poner o quitar la Cursiva. Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el
Subrayado simple.
Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la
letra A aparece una línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si
hacemos clic sobre el botón cambiaremos la letra a ese color. En caso de
querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.
Alineación
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos
queden alineados u orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los
siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.
Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.
Aparecerá la ficha de la derecha.
Elegir las opciones deseadas.
Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botón
Aceptar.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha.
Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas
seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al
hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes
opciones:
GENERAL: Es la opción de Excel 2007 por defecto, alinea las celdas
seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los
números a la derecha y los textos a la izquierda.
IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la
izquierda de éstas independientemente del tipo de dato. Observa como a la
derecha aparece un recuadro Sangría: que por defecto está a 0, pero cada
vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un
carácter más a la derecha, para que el contenido de la celda no esté pegado
al borde izquierdo de la celda.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.
DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la
derecha de éstas, independientemente del tipo de dato. Observa como a la
derecha aparece un recuadro de Sangría: que por defecto está a 0, pero cada
vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un
carácter más a la izquierda, para que el contenido de la celda no esté pegado
al borde derecho de la celda. LLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que que repite el
dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda
tenemos escrito * y elegimos la opción Llenar, en la celda aparecerá
************ hasta completar la anchura de la celda.
JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se
alineará tanto por la derecha como por la izquierda.
CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a
todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda
en la selección que contiene datos.
Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas
verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo
tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño
inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de
las siguientes opciones:
SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte
superior de éstas.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la
altura de las celdas.
INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior
de éstas.
JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte
superior como por la inferior.
Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que
se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en
cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º
en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2007 ajusta automáticamente la
altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije
explícitamente la altura de ésta.
Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no
cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido,
pues si activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que
visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y
el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda. Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la
celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.
Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en
una sola.
Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la
celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del
nuestro por ejemplo árabe, hebreo, etc...
En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permitirán
modificar algunas de las opciones vistas anteriormente de forma más rápida,
como:
Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas
seleccionadas pasará a ser Izquierda.
Este botón nos centrará horizontalmente los datos de las celdas
seleccionadas.
Este botón nos alineará a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.
Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una
sola celda, y a continuación nos centrará los datos.
Bordes
Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo
añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
Seleccionar la pestaña Inicio.
Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Bordes.
Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón
Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de
cómo quedará nuestra selección en la celda. A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:
Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas
seleccionadas.
Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas
excepto alrededor de la selección.
Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los
botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior,
inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes.
¡CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde será del estilo y
color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero
habrá que elegir Estilo y Color y a continuación hacer clic sobre el borde a
colocar.
Estilo:Se elegirá de la lista un estilo de línea.
Color:Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la
flecha de la derecha podrá elegir un color para los bordes.
En la Banda de opciones disponemos de un botón que nos permitirá
modificar los bordes de forma más rápida:
Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene
representado en éste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la
flecha derecha del botón. Aquí no encontrarás todas las opciones vistas desde el
recuadro del menú.
Rellenos
Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para
remarcarlas de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
Seleccionar la pestaña Inicio.
Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
Hacer clic sobre la pestaña Relleno.
Aparecerá la ficha de la derecha.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón
Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de
cómo quedará nuestra selección en la celda.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
Color de fondo: Se elegirá de la lista un color de fondo determinado. Para
quitar el efecto de sombreado, bastará con elegir Sin
Color.
Color de trama: Se elegirá de la lista desplegable un
estilo de trama, así como el color de la trama.
En la Banda de opciones disponemos de un botón
que nos permitirá modificar el relleno de forma más
rápida:
Si se hace clic sobre el botón se sombreará la
celda del color indicado en éste, en nuestro caso, en
amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha
derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la celda, para ello tendrás
que utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.
Números
Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para
ello, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los
números.
Seleccionar la pestaña Inicio.
Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Número.
Hacer clic sobre la pestaña Número.
Aparecerá la ficha de la derecha:
Elegir la opción deseada del recuadro Categoría:
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de
cómo quedará nuestra selección en la celda.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro
Categoría:, se elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor
introducido en la celda. Las categorías más utilizadas son:
General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato
que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales,
números en forma exponencial si la cifra no coje por completo en la celda.
Número: Contiene una serie de opciones que permiten específicar el número
de decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma
de visualizar los números negativos.
Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número
de decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la
forma de visualizar los números negativos.
Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de
moneda y las comas decimales en una columna. Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de
fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.
Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse
entre diferentes formatos de hora.
Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de
la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de
porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo
mostraría como 15,28%.
Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.
Cientifica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante.
Podemos escoger el número de decimales.
Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en
el texto se encuentre algún número en la celda.
Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código
postal, el número de teléfono, etc.
Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código
de formato.
En la Banda de opciones Formato disponemos de una serie de botones que
nos permitirán modificar el formato de los números de forma más rápida:
Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se
convertirán a formato moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos
definido el tipo moneda en la configuración regional de Windows,
seguramente tendremos el símbolo €).
Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le
añadirá el símbolo %).
Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de
alineación).
Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas
seleccionadas. Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas
seleccionadas.
Tema 7. Cambios de estructura
Vamos a utilizar los métodos disponibles en Excel 2007 para modificar el
aspecto de las filas, columnas, el aspecto general de una hoja de cálculo y
obtener así un aspecto más presentable.
Alto de fila
Excel 2007 ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo del tipo
de letra más grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra
mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 12,75. Si
aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de
toda la fila pasa automáticamente a 15,75.
Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos métodos:
El primer método consiste en utilizar el
menú. Para ello, seguiremos los siguientes
pasos:
Seleccionar las filas a las que quieras modificar
la altura. En caso de no seleccionar ninguna,
se realizará la operación a la fila en la que nos
encontramos.
Seleccionar del menú Formato que se
encuentra en la pestaña Inicio.
Elegir la opción Alto de fila...
Aparecerá el
cuadro de diálogo
Alto de fila de la
derecha en el que
tendrás que indicar
el alto de la fila,
para indicar decimales utilizar la coma ",".
Escribir la altura deseada, en este caso está 12,75 que es la altura que tiene la
fila por defecto. Hacer clic sobre el botón Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.
El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello:
Colocar el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila
que desees modificar, en la cabecera de la fila.
El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:
Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición.
Conforme movemos el ratón, la altura de la fila cambia.
Al final soltar el botón del ratón.
Autoajustar
Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para
ajustarla a la entrada más alta de la fila,
utilizando dos métodos distintos.
El primer método consiste en utilizar el
menú. Para ello:
Selecciona las filas a las que desees modificar
la altura.
Seleccionar del menú Formato que se
encuentra en la pestaña Inicio.
Elige la opción Autoajustar alto de fila.
Este segundo método es mucho más
rápido:
Situarse sobre la línea divisoria por debajo de
la fila que deseas modificar, en la cabecera de
la fila.
Tal como vimos a la hora de modificar la altura
con el ratón, el puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas. Haz doble clic, el tamaño se reajustará automáticamente.
Ancho de columna
En Excel 2007 la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o
10,71 puntos. A menudo, la anchura estándar de una columna no es suficiente
para visualizar el contenido completo de una celda.
Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dos
métodos:
El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguiremos los
siguientes pasos:
Seleccionar las columnas a las que quieres
modificar la anchura. En caso de no
seleccionar ninguna, se realizará la operación
a la columna en la que nos encontramos.
Desplegar el menú Formato de la pestaña
Inicio.
Se abrirá otro submenú.
Elegir la opción Ancho de columna...
Aparecerá el
cuadro de diálogo
de la derecha.
Escribir la anchura
deseada.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello:
Situar el puntero del ratón en la línea situada a la derecha del nombre de la
columna que desees modificar, en la cabecera de la columna. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:
.
Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición.
Observa como conforme nos movemos la anchura de la columna va cambiando.
Soltar el botón del ratón cuando el ancho de la columna sea el deseado.
Autoajustar a la selección
Podemos modificar la anchura de una columna para acomodarla al dato de
entrada más ancho, utilizando dos métodos distintos.
El primer método consiste en utilizar el menú.
Para ello:
Seleccionar las columnas a las que desees
modificar la anchura.
Desplegar el menú Formato de la pestaña
Inicio.
Se abrirá otro submenú.
Eligir la opción Autoajustar ancho de
columna.
El segundo método es mucho más
rápido.
Situarse sobre la línea divisoria a la derecha de
la columna que deseas modificar, en la
cabecera de la columna.
Tal como vimos a la hora de modificar la anchura con el ratón, el puntero del
ratón se convertirá en una flecha de dos puntas.
Hacer doble clic, automáticamente se ajustará el tamaño de la columna al
mayor texto que hayas introducido en la columna. Ancho estándar de columna
Excel 2007 nos permite modificar la anchura estándar para todas las columnas
de la hoja que tienen asignada dicha anchura. Si deseamos modificarla, seguir
los siguientes pasos:
Desplegar el menú Formato de la pestaña
Inicio.
Se abrirá otro submenú.
Elegir la opción Ancho predeterminado...
Aparecerá el
cuadro de
diálogo de la
derecha.
Escribir la
anchura estándar deseada.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Todas las columnas pasan a tener la anchura
estándar, excepto aquellas que tuvieran
asignada una anchura particular.
Cambiar el nombre de la hoja.
Como ya sabes, en Excel 2007 creamos libros de trabajo formados por varias
hojas. Por defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2, ...
Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un
nombre de hoja para identificarla de forma más rápida, así si utilizamos una
hoja para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podría
nombrar Enero, la segunda Febrero, ...
La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres.
No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el
mismo nombre.
Si deseamos modificar el nombre de una hoja,
podemos utilizar dos métodos:
El primer método consiste en utilizar el
menú. Para ello, seguir los siguientes pasos:
Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar
el nombre.
Seleccionar el menú Formato y Elegir la opción
Cambiar el nombre de la hoja.
Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre
Hoja1 se seleccionará, tal como: .
Escribir el nuevo nombre y pulsar INTRO.
El segundo método es mucho más directo
y rápido:
Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja en
su etiqueta .
Escribir el nuevo nombre de la hoja.
Pulsar INTRO.
Ocultar hojas.
Si deseas ocultar hojas de cálculo
del libro de trabajo, seguir los
siguientes pasos:
Seleccionar las hojas a ocultar.
No se pueden seleccionar todas
las hojas, deberá quedar al menos
una en el libro de trabajo.
Seleccionar el menú Formato.
Elegir la opción Ocultar y mostrar.
Aparecerá otro submenú.
Seleccionar la opción Ocultar hoja.
Mostrar hojas ocultas.
Si deseamos mostrar hojas ocultas, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el menú Formato.
Elegir la opción Ocultar y mostrar.
Aparecerá otro submenú.
Elegir la opción Mostrar hoja...
Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar de la derecha con las hojas ocultas.
Seleccionar la hoja a mostrar.
Hacer clic en Aceptar.
Cambiar el color a las etiquetas de
hoja
Excel 2007 también nos permite cambiar o
asignar un color a las etiquetas de las hojas
de cálculo. Para ello, seguir los siguientes
pasos:
Seleccionar el menú Formato de la pestaña
Inicio.
Elegir la opción Color de etiqueta. Aparecerá otro submenú.
Seleccionar el color deseado.
Aqui te mostramos como quedarían si colorearamos las etiquetas de las hojas.
Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos pasos
que al principio de este apartado.
Seleccionar el menú Formato, elegir la opción Color de etiqueta.
Aparecerá otro submenú.
Seleccionar la opción Sin color.
Tema 8. Insertar y eliminar elementos
Vamos a ver las diferentes formas de insertar y eliminar filas, columnas, celdas
y hojas operaciones muy útiles cuando tenemos un libro ya creado y queremos
retocarlo o cuando a mitad del diseño de una hoja nos damos cuenta que se nos
ha olvidado colocar una fila o columna.
Insertar filas en una hoja
En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos daremos
cuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos.
Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir la
nueva, ya que las filas siempre se añaden por
encima de la seleccionada.
Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio.
Elegir la opción Insertar filas de hoja.
Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición.
En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está
situado el cursor como fila seleccionada.
Si quieres añadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas
filas como filas a añadir.
Añadir filas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de filas varíe,
seguirán habiendo 1048576 filas, lo que pasa es que se eliminan las últimas,
tantas como filas añadidas. Si intentas añadir filas y Excel no te deja, seguro que
las últimas filas contienen algún dato.
Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto, nos
aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva
fila. Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el
botón y aparecerá el cuadro de la derecha desde el
cual podremos elegir si el formato de la nueva fila
será el mismo que la fila de arriba, que la de
abajo o que no tenga formato.
No es obligatorio utilizar este botón, si te molesta, no te preocupes ya que
desaparecerá al seguir trabajando con la hoja de cálculo.
Insertar columnas en una hoja.
Excel 2007 también nos permite añadir columnas, al igual que filas.
Para añadir una columna, seguiremos los
siguientes pasos:
Seleccionar la columna delante de la cual
quieres añadir otra, ya que las columnas
siempre se añaden a la izquierda de la
seleccionada.
Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio.
Elegir la opción Insertar columnas de hoja.
Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarán una
posición.
En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel 2007 toma la
columna donde estamos situados como columna seleccionada.
Si quieres añadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el
primer paso, como columnas a añadir.
Añadir columnas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de columnas
varíe, seguirán habiendo 16384 columnas, lo que pasa es que se eliminan las
últimas, tantas como columnas añadidas. Si intentas añadir columnas y Excel no
te lo permite, seguro que las últimas columnas contienen algún dato. Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por defecto,
nos aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva
columna.
Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre
el botón y apareceré el cuadro de la derecha
desde el cual podremos elegir si el formato de
la nueva columna será el mismo que la
columna de la izquierda, que la de la derecha o que no tenga formato.
No es obligatorio utilizar este botón, si te molesta, no te preocupes ya que
desaparecerá al seguir trabajando con la hoja de cálculo.
Insertar celdas en una hoja
En ocasiones, lo que nos interesa añadir no son ni filas ni columnas enteras sino
únicamente un conjunto de celdas dentro de
la hoja de cálculo.
Para añadir varias celdas, seguir los siguientes
pasos:
Seleccionar las celdas sobre las que quieres
añadir las nuevas.
Seleccionar el menú Insertar.
Hacer clic sobre el la flecha para ampliar el menú.
Elegir la opción Insertar celdas...
Esta opción no aparecerá si no tienes celdas seleccionadas.
Aparece el cuadro de diálogo de la derecha. Elegir la opción deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas
queremos que se desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la selección.
Fíjate como desde aquí también te permite añadir filas o columnas enteras.
Hacer clic sobre Aceptar.
Al añadir celdas a nuestra hoja de cálculo, el número de celdas no varía ya que
se eliminan las del final de la hoja.
Cuando insertamos celdas, con un formato diferente al que hay por defecto, al
igual que para las filas y columnas, nos aparecerá el botón para poder elegir
el formato que debe tener la nueva celda. Dependiendo de si se inserta
desplazando hacia la derecha o hacia abajo nos aparecerá el cuadro visto
anteriormente para la inserción de columna o fila. Este cuadro funciona de la
misma forma que para columnas o filas.
Insertar hojas en un libro de trabajo
Si necesitas trabajar con más de tres hojas en un libro de trabajo, tendrás que
añadir más. El número de hojas puede variar de 1 a 255.
Para añadir una hoja, seguiremos los siguientes
pasos:
Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva
hoja, ya que las hojas siempre se añadirán a la
izquierda de la seleccionada.
Seleccionar el menú Insertar.
Elegir la opción Insertar hoja.
Eliminar filas y columnas de una hoja
Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las filas a eliminar o selecciona
las columnas a eliminar. Seleccionar el menú Eliminar de la pestaña Inicio.
Eligir la opción Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de hoja.
Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de cálculo, no varía el número de
filas o columnas, seguirá habiendo 1048576 filas y 16384 columnas, lo que pasa
es que se añaden al final de la hoja, tantas como filas o columnas eliminadas.
Eliminar celdas de una hoja
Para eliminar varias celdas, seguir los
siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a eliminar.
Seleccionar el menú Eliminar de la pestaña
Inicio.
Elegir la opción Eliminar celdas....
Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
Elegir la opción deseada dependiendo de cómo queremos que se realice la
eliminación de celdas. Desplazando las celdas hacia la izquierda o hacia la
derecha.
Eliminar hojas de un libro de trabajo
Para eliminar una hoja, seguir los siguientes
pasos:
Situarse en la hoja a eliminar.
Seleccionar el menú Eliminar de la pestaña
Inicio.
Elegir la opción Eliminar hoja.
Tema 9. Corrección ortográfica Vamos a ver la herramienta Autocorrección de Excel para que el programa nos
corrija automáticamente ciertos errores que se suelen cometer a la hora de
escribir texto en una hoja de cálculo, así como manejar la corrección ortográfica
y dejar nuestras hojas de cálculo libres de errores lo que las hace más
presentables.
Configurar la Autocorrección
Esta herramienta nos ayuda a corregir automáticamente errores habituales de
escritura. Para visualizar y poder modificar algunas de las opciones de
autocorrección asignadas por defecto, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic en el Botón Office .
Hacer clic en el botón Opciones de Excel.
En el cuadro de diálogo que se abrirá selecciona la categoría Revisión.
Aquí tienes muchas de las opciones que conciernen a la corrección de textos
en Excel.
Haz clic en el botón de Opciones de Autocorrección... Aparecerá el cuadro de diálogo Autocorrección como el que te mostramos
más abajo.
Si activas la casilla Corregir DOs MAyúsculas SEguidas, no permitirá que a la
hora de escribir una palabra las dos primeras letras estén en mayúscula y el
resto en minúscula. Este es un error frecuente a la hora de escribir, por lo que
interesa que esta opción esté activada.
Si activas la casilla Poner en mayúscula la primera letra de una oración, Excel
comprueba a la hora de escribir una frase, si la primera letra está en mayúscula,
en caso de que no lo esté automáticamente la cambiará. Si escribimos la frase
toda con mayúscula, no se cambiará. Esta opción también interesa que esté
activada.
Si activas la casilla Poner en mayúscula los nombres de días, en caso de
encontrar una palabra que corresponda a un día de la semana, Excel pondrá
automáticamente la primera letra en mayúscula. Esta opción no siempre
interesa que esté activada.
Si activas la casilla Corregir el uso accidental de bloq mayus, en caso de
empezar una frase, si la primera letra está en minúscula y el resto en mayúscula,
Excel entiende que BLOQ MAYUS del teclado está activado por error y
automáticamente corrige el texto y desactiva la tecla. Esta opción interesa que
esté activada.
La opción Reemplazar texto mientras escribe, activa la lista de sustituciones de
la parte inferior del cuadro de diálogo, donde se encuentran muchos de los elementos comunes a sustituir, de esta forma Excel reemplazará el texto que
coincida con alguno de la columna de la izquierda por el texto que aparece en la
columna de la derecha.
Si deseas añadir algún elemento a la lista bastará con escribir en el recuadro
Reemplazar: el error frecuente que deseamos que se corrija automáticamente,
en el recuadro Con: escribir la corrección a realizar, y hacer clic en el botón
Agregar.
Si deseas eliminar algún elemento de la lista, seleccionarlo de la lista y hacer clic
sobre el botón Eliminar.
A final cuando hayamos configurado la autocorrección hacemos clic sobre el
botón Aceptar para aceptar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo.
Verificación de la ortografía
Excel dispone de un corrector ortográfico que nos permitirá detectar errores
ortográficos dentro de nuestra hoja de cálculo. Para ello Excel busca cada
palabra en su diccionario, y cualquier palabra que no encuentre la considerará
como posible palabra errónea.
Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No
obstante conviene saber que si al revisar un documento, Excel no encuentra
ningún error no quiere decir que, necesariamente, sea así. Ya que hay errores
que Excel no puede detectar puesto que dependen del contexto, por ejemplo
esta y está como las dos palabras están en el diccionario si escribimos Esta hoja
esta bien, no detectará el error en el segundo esta.
Para corregir una hoja de cálculo o parte de
ella, seguir los siguientes pasos:
Situarse en la primera celda de la hoja de
cálculo.
Seleccionar la pestaña Revisar y elegir la
opción Ortografía.
En caso de encontrar algún posible error ortográfico, aparecerá el cuadro de
diálogo Ortografía.
Observa como en la barra de título aparece el diccionario que está utilizando
para corregir la ortografía, si queremos cambiar de diccionario porque el idioma
es diferente o queremos utilizar un diccionario personal con palabras propias,
solo tenemos que elegir el nuevo diccionario de la lista desplegable del recuadro
Idioma del diccionario:
En la parte superior aparece un mensaje que nos advierte de la palabra que no
ha encontrado en su diccionario, y por lo tanto puede ser errónea.
En el recuadro Sugerencias: tenemos una lista con posibles soluciones a nuestra
corrección.
Si la palabra es correcta, podremos utilizar cualquiera de los siguientes
botones:
OMITIR UNA VEZ para ignorar esta palabra.
OMITIR TODAS para ignorar todas las ocurrencias de la palabra en la hoja de
cálculo.
AGREGAR AL DICCIONARIO para añadir la palabra al diccionario que aparece
en el recuadro Idioma del diccionario:
Si la palabra es errónea, y la palabra correcta se encuentra en la lista de
Sugerencias: la seleccionaremos, si no se encuentra en la lista de Sugerencias la escribiremos directamente en el recuadro No está en el diccionario:, y a
continuación utilizaremos cualquiera de los siguientes botones:
CAMBIAR para sustituir la palabra errónea por la que hemos escrito.
CAMBIAR TODAS para sustituir todas las ocurrencias de la palabra
errónea por la que hemos escrito.
AUTOCORRECCIÓN para que además de realizar la corrección en la
hoja, la sustitución se añada a la lista de autocorrecciones,
explicadas en el punto anterior.
Al utilizar cualquiera de los botones anteriores, Excel seguirá con la corrección
hasta el final, si encuentra otro error nos volverá a avisar con un mensaje.
Cuando Excel haya llegado al final del documento nos avisará, hacer clic sobre el
botón Aceptar.
Tema 10. Impresión Vamos a ver las diferentes técnicas relacionadas con la impresión de datos,
como puede ser la configuración de las páginas a imprimir, la vista preliminar
para ver el documento antes de mandar la impresión y por supuesto la
operación de imprimir los datos.
Vista preliminar
La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja
antes de imprimirla.
Pero primero es aconsejable ver la Vista de Diseño de página para poder ver los
saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página, el formato completo
de la hoja.
Para visualizar la Vista de Diseño
de página, seguir los siguientes
pasos:
Selecciona la pestaña Vista.
Elige la opción Vista de Diseño
de página.
En el centro de la ventana aparecerá una página de nuestra hoja de cálculo.
Observa como en la parte inferior de la ventana nos informa que estamos
visualizando la página 1 de un total de 1 página (Vista previa: Página 1 de 1).
Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de cálculo como hasta
ahora, la única diferencia es que sabremos cómo quedará en la hoja al
imprimirla.
Una vez terminado, para ver la vista preliminar de la hoja en una página utiliza
la opción Vista preliminar que encontrarás en el Botón Office, haciendo clic en
la flecha a la derecha de Imprimir.
La página se mostrará de este modo:
En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar
utilizando los botones:
para ir a la página anterior. También podríamos pulsar la tecla
RE PAG del teclado.
para ir a la página siguiente. También podríamos pulsar la
tecla AV PAG del teclado.
Si nuestra hoja sólo tiene 1 página éstos botones estarán desactivados.
Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratón se
convierte en una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier
zona de la página.
Si nos situamos sobre cualquier parte de la página y hacemos clic, se ampliará la
parte de la página donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic
se volverá a visualizar la página entera.
Esta operación se puede realizar también haciendo clic sobre el botón .
Si la hoja de cálculo se encuentra preparada para la impresión, hacer clic sobre
el botón , para que aparezca el cuadro de diálogo Impresión explicado
más adelante.
Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto, hacer clic sobre el
botón , para que aparezca el cuadro de diálogo Configurar página
explicado más adelante.
En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón para cerrar la
Vista preliminar.
Cuando volvemos a nuestra hoja de cálculo, aparecerán unas líneas discontinuas
que nos indicarán donde hara Excel 2007 los saltos de página, estas líneas no se
imprimirán. Configurar página
Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel 2007 nos permite modificar
factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como la
orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel, ...
Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, desde la vista
preliminar, deberemos hacer click en el botón Configurar página...
Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página descrito a continuación.
Dicho cuadro consta de 4 fichas.
La primera de las fichas se denomina Página y permite indicar características
como la orientación del papel, el tamaño del papel que utilizamos y otros
parámetros.
Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se
colocará el papel siempre de la misma forma).
En el recuadro Escala nos permitirá indicarle si deseamos que la salida a
impresora venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o
bien ajustando automáticamente la hoja en un número de páginas específico
(una página de ancho por 1 de alto, así se imprimirá en una sola hoja,...). Observa como en la parte derecha disponemos de un botón para ir a opciones
específicas de la impresora seleccionada para imprimir.
Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas
a imprimir, utilizar la ficha Márgenes.
En esta ficha podrás modificar los márgenes superior:, inferior:, derecho: e
izquierdo: de las hojas a imprimir.
Si la hoja tiene encabezado: o pie de página:, también nos permite indicar a
cuántos centímetros del borde del papel queremos que se sitúen.
Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como
verticalmente, Excel nos lo realizará automáticamente activando las casillas
Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente.
Para definir los encabezados y pies de páginas se utiliza la ficha Encabezado y
pie de página.
En esta ficha tenemos dos recuadros, que en nuestro caso están vacíos, ya que
no hay ningún encabezado ni ningún pie de página asignado a nuestra hoja de
cálculo. En estos recuadros aparece una muestra del encabezado y pie cuando
hay alguno definido.
En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en nuestro
caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecerán posibles
encabezados a utilizar.
Para modificar el encabezado, hacer clic sobre el botón Personalizar
encabezado...
En el recuadro Pie de página: aparece el tipo de pie de página elegido, en
nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecerán
posibles pies de página a utilizar.
Para modificar el pie de página, hacer clic sobre el botón Personalizar pie de
página...
Dentro del cuadro de diálogo Configurar página tenemos la ficha Hoja que nos
permite definir cómo queremos que se impriman los datos contenidos en la
hoja.
En Área de impresión: podrás indicar qué rango de celdas quieres imprimir.
En Imprimir títulos podrás activar cualquiera de las siguientes opciones:
Repetir filas en extremo superior para que en cada página que se imprima
aparezca como título de columnas aquella fila que está indicada en ese
recuadro.
Repetir columnas a la izquierda para que en cada página que se imprima
aparezca como título de la fila aquella columna indicada en el recuadro.
En el recuadro Imprimir podrás activar cualquiera de las siguientes opciones:
Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la
hoja.
Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a
utilizar una impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de
colores.
Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita
de nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta
herramienta. Títulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los
números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las
columnas superiores) de la hoja.
Imprimir
Una vez nuestra hoja esté preparada para imprimir, es aconsejable guardarla, y
después, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre la opción Imprimir del Botón Office.
Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podremos cambiar alguna
opción de impresión como puede ser la impresora donde queremos que
imprima o el número de copias deseadas.
En el recuadro Impresora, aparecerá el nombre de la impresora que
tenemos instalada en nuestra computadora.
En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del Nombre:
para elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrirá.
Con el botón Propiedades podremos cambiar algunas características de la
impresora. En el recuadro Intervalo de páginas, tendremos que indicar si deseamos
imprimir Todas las páginas, o bien sólo un rango de Páginas,
especificándolo en Desde: y hasta
En el recuadro Imprimir, podrás indicar si deseas imprimir Todo el libro, o
sólo las Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien,
Selección para imprimir sólo los objetos seleccionados de la hoja.
Por último en Número de copias: podrás indicar el número de copias a
realizar y si las quieres Intercala.
Puedes imprimir la hoja directamente sin pasar por este cuadro de diálogo
haciendo clic en la opción Impresión Rápida que se encuentra en el desplegable
Imprimir del Botón Office.
Tema 11. Gráficos
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y
facilita su interpretación.
Vamos a ver en esta unidad, cómo crear gráficos a partir de unos datos
introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla
e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho
más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.
Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:
- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como
cualquier otro objeto.
- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico,
en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.
Veamos cómo crear de un gráfico.
Crear gráficos
Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la
sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.
Es recomendable que tengas seleccionado el rango
de celdas que quieres que participen en el gráfico, de
esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En
caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se
creará debido a un tipo de error en los datos que
solicita.
Como puedes ver existen diversos tipos de gráficos a
nuestra disposición. Podemos seleccionar un gráfico a
insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.
En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la
parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico...
Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar
gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la
sección Gráficos.
Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y pulsa
Aceptar para empezar a crearlo.
Si seleccionaste un rango de celdas verás tu nuevo gráfico inmediatamente y lo
insertará en la hoja de cálculo con las características predeterminadas del
gráfico escogido. Si has decidido probar suerte y no tenías celdas seleccionadas,
deberás seguir leyendo los siguientes apartados.
Añadir una serie de datos
Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos
queremos que aparezcan en el gráfico. Una vez tengamos un gráfico sobre la hoja de cálculo, aparecerán nuevas
pestañas para mostrarnos nuevas opciones.
Si observamos la pestaña Diseño encontraremos dos opciones muy útiles:
Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el
siguiente cuadro de diálogo:
Observa detenidamente el contenido de esta ventana. Como ya hemos dicho es
la más importante porque se encargará de generar el gráfico. Así pues tenemos un campo llamado Rango de datos del gráfico donde
podremos seleccionar el rango de celdas que se tomarán en cuenta para
crearlo. En el caso de la imagen, las celdas que se tomaron eran 5 y tenían los
valores 445, 453, 545, 453 y 345.
Pulsa el botón y selecciona las celdas, automáticamente se rellenará el
campo de texto con el rango correcto.
Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará unos al eje
horizontal (categorías) y otros al eje vertical (series).
Ten en cuenta que hay gráficos que necesitan más de dos series para poder
crearse (por ejemplo los gráficos de superficie), y otros en cambio, (como el que
ves en la imagen) se bastan con uno solo.
Utiliza el botón Editar de las series para modificar el literal que se muestra en la
leyenda del gráfico.
Del mismo modo también podrás modificar el rango de celdas que se incluirán
tanto en las series como en
las categorías.
Haciendo clic en el botón
Cambiar fila/columna
podremos permutar los
datos de las series y
pasarlas a las categorías y
viceversa. Este botón actúa
del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de opciones
Cambiar entre filas y columnas (pestaña Diseño).
Si haces clic en el botón Celdas ocultas y vacías abrirás un pequeño cuadro de
diálogo desde donde podrás elegir qué hacer con las celdas que no tengan
datos o estén ocultas.
Modificar las características del gráfico
En la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al
aspecto del gráfico. Por ejemplo, podrás decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrícula
de fondo para poder leer mejor los resultados. Todo esto lo encontraras en la
sección Ejes:
Utiliza las opciones de la sección Etiquetas para establecer qué literales de
texto se mostrarán en el gráfico:
De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del
gráfico y arrastrarlas para colocarlas en la posición deseada.
Desde esta sección también podrás configurar la Leyenda del gráfico.
Finalmente destacaremos las opciones de la sección Fondo que te permitirán
modificar el modo en el que se integrará el gráfico en el cuadro de cálculo.
La primera opción Área de trazado, sólo estará disponible para los gráficos
bidimensionales (como el de la imagen de ejemplo anterior).
Cuadro Gráfico, Plano interior del gráfico y Giro 3D modifican el aspecto de los
gráficos tridimensionales disponibles:
Excel 2007 ha sido diseñado para que todas sus opciones sean sencillas e
intuitivas, así que después de un par de pruebas con cada una de estas opciones
entenderás perfectamente sus comportamientos y resultados.
Para terminar de configurar tu gráfico puedes ir a la pestaña Formato, donde
encontrarás la sección Estilos de forma (que utilizaremos también más adelante
para enriquecer la visualización de los objetos que insertemos).
Estas opciones te permitirán aplicar diversos estilos sobre tus gráficos.
Para ello, simplemente selecciona el área completa del gráfico o de uno de sus
componentes (áreas, barras, leyenda...) y luego haz clic en el estilo que más se
ajuste a lo que buscas.
Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos puedes utilizar las listas Relleno
de forma, Contorno de forma y Efectos de forma para personalizar aún más el
estilo del gráfico.
Modificar el tamaño de un gráfico
También puedes seleccionar un elemento del gráfico para modificarlo. Cuando tienes un elemento seleccionado aparecen diferentes tipos de controles
que explicaremos a continuación:
Los controles cuadrados
establecen el ancho y
largo del objeto, haz clic
sobre ellos y arrástralos
para modificar sus
dimensiones.
Haciendo clic y
arrastrando los controles
circulares podrás modificar su tamaño manteniendo el alto y ancho que
hayas establecido, de esta forma podrás escalar el objeto y hacerlo más
grande o pequeño.
Coloca el cursor sobre cualquier objeto seleccionado, cuando tome esta
forma podrás hacer clic y arrastrarlo a la posición deseada.
Modificar la posición de un gráfico
Excel te permite decidir la posición del gráfico en el documento. Además de
poder establecer su tamaño y moverlo por la hoja de cálculo también podrás
establecer su ubicación.
Para ello haz clic en el botón Mover gráfico que encontrarás en la pestaña
Diseño .
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
La primera opción Hoja nueva te permite establecer el gráfico como una hoja
nueva. Tendrás la ventaja de que no molestará en la hoja de cálculo, pero no
podrás contrastar los datos numéricos si la mantienes en una hoja a parte.
Depende del formato que quieras utilizar.
Escribe un nombre en la caja de texto y pulsa Aceptar.
Utilizando la segunda opción, Objeto en, podremos mover el gráfico a una hoja
ya existente.
Si utilizas este método, el gráfico quedará flotante en la hoja y podrás situarlo
en la posición y con el tamaño que tú elijas.
Tema 12. Imágenes
Una vez tengamos nuestro libro definido, podemos mejorarlo incluyendo
elementos gráficos, podemos añadir títulos WordArt, imágenes, fotografías,
autoformas, etc...
Los distintos elementos gráficos (imágenes o dibujos) que se pueden insertar en
Excel son:
Imágenes desde archivo, Imágenes
prediseñadas, pertenecientes a una galería
que tiene Excel, Autoformas, es decir, líneas,
rectángulos, elipses, etc, para diseñar
nuestros propios dibujos, SmartArt, varias plantillas para crear organigramas,
WordArt, rótulos disponibles de una galería que se pueden personalizar con
diversas opciones.
Sobre las imágenes y los dibujos pueden realizarse multitud de operaciones,
como mover, copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello
disponemos de varias barras de herramientas que iremos viendo,
fundamentalmente las pestañas de Diseño y Formato que vimos para los
gráficos.
Con todos estos elementos no hay excusa para no diseñar hojas de cálculo con
una componente gráfica atractiva.
Insertar imágenes prediseñadas
Para insertar una imagen prediseñada del catálogo de Office o de nuestra propia
colección debemos seguir los siguientes pasos:
- Hacer clic sobre el botón Imágenes
prediseñadas de la pestaña Insertar.
Nos aparece el panel Imágenes prediseñadas a
la derecha de la pantalla. - En Buscar en: podemos seleccionar donde
deseamos que se realice la búsqueda (Mis
colecciones, Colecciones de Office, etc).
- En Los resultados deben ser: podemos
especificar qué tipo de archivos multimedia
estamos buscando (imágenes, fotografías,
sonido, etc )
- En el recuadro Buscar: podemos
especificar algunas palabras claves para
acotar más la búsqueda o dejarlo en blanco
para que nos muestre todos los archivos
disponibles.
Por ejemplo al escribir "motocicleta"
aparecen las imágenes que tengan relación
con ese concepto, como puedes ver en la
imagen de la derecha.
- Cuando ya tengamos todos los
parámetros de la búsqueda definidos
pulsamos sobre el botón Buscar y nos aparecerá una lista con una vista previa
con los archivos localizados.
- Si hemos localizado la imagen que buscamos simplemente debemos
seleccionarla de la lista y automáticamente se insertará en la hoja de cálculo.
Al realizar búsquedas de imágenes puede que el sistema solicite que insertes el
CD-ROM de Office2007 para copiar la imagen a tu disco duro.
Insertar imágenes desde archivo
También podemos insertar imágenes no clasificadas como prediseñadas, como
pueden ser imágenes fotográficas creadas por nosotros o descargadas desde
internet.
Para insertar cualquier archivo de imagen
debemos hacer clic en el botón Imagen.
Nos aparece un cuadro de diálogo para escoger
la imagen desde el disco duro, Insertar imagen. En la parte derecha muestra la vista previa de la imagen seleccionada.
Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botón
Insertar y la imagen se copiará en nuestra hoja de cálculo.
Manipular imágenes
De forma general para manipular cualquier objeto (imagen, dibujo, WordArt...)
insertado en nuestra hoja de cálculo, deberemos seguir los mismos pasos:
Para mover un objeto tenemos que seleccionarlo haciendo clic sobre él, una
vez seleccionado aparecerá enmarcado en unos puntos, los controladores de
tamaño. Si posicionamos el puntero del ratón sobre el objeto, cambiará de
aspecto a una flecha parecida a esta , sólo tienes que arrastrar la imagen
sin soltar el botón del ratón hasta llegar a la posición deseada.
Para modificar su tamaño, situar el cursor en las esquinas del objeto y
cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para
conseguir el nuevo tamaño.
Para cambiar otras propiedades del objeto deberemos utilizar las opciones
definidas para ese objeto y que iremos viendo a lo largo del tema.
Para manipular una imagen podemos utilizar la pestaña Formato.
Mediante la barra de imagen se pueden realizar las siguientes funciones y
modificaciones sobre la imagen:
Permite cambiar la imagen existente por otra almacenada
en disco.
Control del contraste de la imagen.
Control del brillo de la imagen.
Permite hacer volver a la imagen a su estado original,
antes de que le hubiesemos aplicado ningún cambio.
Hace que la imagen se comprima, ocupando mucho
menos espacio en el documento de Excel. Si ejecutas esta opción es posible
que no puedas volver al estado original. Además la imagen puede perder
resolución.
Puedes recortar la imagen utilizando esta herramienta,
simplemente selecciona el área (rectangular) de la imagen que quieras
mantener, el resto de desechará.
Rotar. Te permite girar la imagen o voltearla horizontal o
verticalmente.
Permite elegir entre los diferentes bordes para la
imagen.
Estilos de imagen. Permite aplicar un estilo
rápido a la imagen para hacerla más atractiva. Puedes aplicar diferentes estilos (muchos de ellos en
3 dimensiones) a tu imagen utilizando este menú de configuración.
Insertar Autoformas y dibujos
Excel 2007 dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios
dibujos.
Si no eres muy hábil dibujando con el ratón, no te preocupes, mediante las
Formas dispondrás de multitud de formas listas para usar que te permitirán
realizar esquemas, diagramas de flujo, y otros muchos gráficos.
Y si te gusta realizar tus propios dibujos también dispones de rectas, curvas
ajustables y dibujo a mano alzada para que
tu imaginación se ponga a trabajar.
Al hacer clic en el menú Formas aparecerá el
listado de todas las formas disponibles en el
programa.
Selecciona la que más te guste y haz clic
sobre ella, enseguida podrás volver a la hoja
de cálculo y establecer el tamaño que tendrá
la forma.
Para ello haz clic en una zona de la hoja y sin
soltar el ratón arrástralo hasta ocupar toda
la zona que quieres que tome la forma.
Modificar dibujos
Modificaciones.
Los gráficos y autoformas, admiten multitud de
modificaciones como giros y cambios de tamaño
y proporciones. Para modificar un gráfico lo
primero que hay que hacer es seleccionarlo, para
ello hacer clic sobre él y aparecerán unos puntos
de control a su alrededor.
Para modificar el tamaño, situar el cursor en los puntos de
control y, cuando cambie de forma a una doble flecha,
hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño.
Aquí vemos el resultado de arrastrar hacia la derecha.
Para mantener la
proporción mantener pulsada la tecla
MAYÚSCULAS mientras se arrastra desde
una de las esquinas. Como se puede ver
en esta imagen que se ha hecho un poco
más grande que la original.
Algunos gráficos también tienen un
rombo amarillo que sirve para
distorsionar o cambiar la forma del
gráfico. En este caso un triangulo
isósceles se ha convertido en escaleno.
Para girar el gráfico, seleccionarlo y hacer clic
sobre el círculo verde que vemos en la parte
superior central de la imagen, y mover el
ratón para hacer girar el objeto, para acabar
el proceso dejamos de presionar el ratón.
También se pueden cambiar los colores de las
líneas, el color de relleno, añadir efectos de
sombra y 3D,... Estas modificaciones se
pueden realizar a partir de la pestaña
Formato.
Con estos iconos de la barra de dibujo se pueden realizar muchas de las
acciones que ya vimos para las imágenes, además de estilos rápidos y de forma.
En esta imagen se ha aplicado color verde degradado de fondo, color azul del
contorno, grosor de 3 ptos. y tipo de contorno discontinuo.
Añadir texto a un dibujo.
Se puede añadir texto a un dibujo mediante el botón Cuadro de texto de
la pestaña Formato, deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro
de texto en la zona en la que queremos insertar el texto, y a continuación
insertar el texto.
Otra forma más cómoda de añadir texto
en el interior de un gráfico es haciendo
clic en el gráfico con el botón derecho del
ratón, para que aparezca el menú
contextual, elegir la opción Modificar
texto y automáticamente nos creará el
cuadro de texto ajustándolo al espacio
disponible en el gráfico.
Aquí tienes un ejemplo de un dibujo con
texto.
Insertar WordArt
Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos dentro de nuestra hoja de
cálculo. Sólo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que queremos
aplicarle un estilo de WordArt y automáticamente Word creará un objeto
gráfico WordArt.
Una vez hemos aplicado WordArt a un texto, dejamos de tener texto y pasamos
a tener un gráfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortográfico
no detectará un error en un texto WordArt, y también que el texto WordArt
seguirá las reglas de alineación
de los gráficos.
Para iniciar WordArt hacemos
clic en el botón WordArt de la
pestaña Insertar.
Al hacer clic sobre el icono aparecerá un listado con la Galería de WordArt
como la que vemos aquí. Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que más
nos guste.
A continuación se mostrará el texto en la hoja de cálculo dispuesto para ser
modificado.
Si hemos seleccionado texto previamente no será necesario teclearlo ya que
aparecerá ya escrito.
También podemos elegir la fuente, el tamaño y el estilo del texto desde las
pestañas Inicio y Formato.
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